Une ou un gestionnaire administratif et financier
Scolarité
CDD
(12 mois)
La mission de l’ENS Paris-Saclay est de former, sur la base d'un recrutement sélectif, les élèves et les étudiant·es (les normalien·nes) aux métiers de l’enseignement supérieur et de la recherche et plus largement à tous les métiers exigeant une expertise scientifique élevée ainsi qu'à la haute fonction publique.
Cette mission conduit l'ENS à s'appuyer sur une activité de recherche de pointe couplée à une formation de très haut niveau dès les premières années à l'École, en master puis en doctorat.
La recherche à l’ENS Paris-Saclay occupe une place centrale. Sa singularité est de lier la recherche fondamentale aux applications avec une dimension expérimentale forte.
Vous pouvez continuer à découvrir l’ENS Paris-Saclay sur le site : https://ens-paris-saclay.fr/
Direction de la Scolarité, de la Vie Étudiante et des Concours (DSVEC)
La direction de la scolarité, de la vie étudiante et des concours est rattachée à la direction générale des services. Elle assure le pilotage de ses activités en lien avec la présidence, les départements d'enseignement et de recherche et les autres services. La DSVEC représente l'École dans les domaines des concours, admissions, formation, vie étudiante et insertion professionnelle auprès de l'Université Paris-Saclay et des partenaires externes.
Sous la responsabilité de la Directrice de la scolarité, de la vie étudiante et des concours, le·la titulaire du poste assurera des fonctions polyvalentes d’assistance administrative, technique et logistique au sein du service dans le respect des techniques, des règles et des procédures.
Le poste est organisé en deux volets complémentaires : un temps consacré aux activités de scolarité (gestion des dossiers des apprenants, bases de données, systèmes d’information, appui aux départements d’enseignement et de recherche) et un temps dédié aux missions transversales de l’établissement, notamment le suivi des dispositifs liés au handicap et la mise en œuvre du congé menstruel. Cette organisation est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du service.
Le poste s’inscrit dans un environnement de travail fortement transversal : le·la titulaire sera amené·e à collaborer avec l’ensemble des pôles de la DSVEC ainsi qu’avec les directions et services partenaires de l’établissement. En période de pic d’activité (campagnes d’inscription, jurys, événements institutionnels) ou en cas de nécessité de service, le·la titulaire pourra être sollicité·e pour traiter des dossiers relevant d’un périmètre élargi, en soutien des autres membres de l’équipe.
Volet 1 – Scolarité
Instruire les dossiers des apprenants en vérifiant la régularité juridique et administrative ; élaborer et rédiger les documents administratifs associés (conventions de stage, certificats, attestations)
Assurer la gestion et le suivi des bases de données de scolarité ; contribuer au déploiement et à l’utilisation des outils numériques (systèmes d’information étudiants, plateformes de candidature, outils de reporting)
Assurer l’accueil et le traitement des demandes d’information des interlocuteurs internes (apprenants, départements d’enseignement et de recherche) et externes
Participer à la gestion administrative et financière du service : saisie, contrôle et suivi des engagements juridiques (EJ), contribution au reporting budgétaire et à la vérification de la régularité des actes financiers
Alimenter les tableaux de bord et contribuer au reporting ; mettre à jour le site institutionnel et l’intranet de l’ENS pour la DSVEC
Participer à l’organisation des évènements portés par la DSVEC (cérémonie de remise des diplômes, concours, etc.)
Partager les connaissances et contribuer à la documentation des procédures ; assurer, en période de pic d’activité ou en cas de nécessité de service, la prise en charge de dossiers relevant d’un périmètre élargi en soutien des autres membres de l’équipe
Volet 2 – Missions Vie étudiante, vie du campus
Assurer le suivi administratif et financier des dispositifs liés au handicap : instruction des dossiers, suivi des aménagements (RQTH), gestion des aides et dotations associées
Assurer le suivi administratif et financier du dispositif de congé menstruel : instruction des demandes, gestion administrative et suivi des indicateurs pour l’évaluation du dispositif
Assurer le suivi administratif et financier des actions liées à la diversité et à l’égalité au sein de l’Ecole
Contribuer à la diffusion de l’information sur les dispositifs transversaux en interne et en externe (site web, intranet, communications)
Participer aux activités transverses de l’établissement et aux groupes de travail institutionnels (en interne et/ou en externe)
Partager les connaissances et contribuer à la documentation des procédures ; assurer, en période de pic d’activité ou en cas de nécessité de service, la prise en charge de dossiers relevant d’un périmètre élargi en soutien des autres membres de l’équipe
Poste de catégorie B à pourvoir à temps plein, dès que possible.
Pour les fonctionnaires, recrutement par voie de mutation ou de détachement.
Pour les contractuels, poste à pourvoir en CDD pour une durée de 1 an (renouvelable).
Rémunération : 2220,45€ bruts
Diplôme : baccalauréat
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
Possibilité de télétravailler un jour par semaine à partir de six mois d'ancienneté
57 jours de congés pour 39h d’activités hebdomadaires
Mutuelle prise en charge à 50 % par l’employeur
Régime indemnitaire sur la base de l’entretien professionnel annuel
Remboursement de 75% du Pass Navigo
Participation de l'employeur aux frais de restauration au CROUS
Parcours d’intégration et accompagnement individuel aux concours ITRF
Accompagnement dans la recherche d'un logement social
Accès au LUMEN, Learning center (livres, revues et articles, imprimés ou numériques)
Accès à la Scène de Recherche et aux représentations organisées par celle-ci
Plus de 50 activités sportives proposées en lien avec l’Université Paris-Saclay
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